教育機関の広報：実践⑦信頼と絆を深める – 説明会・イベント企画運営ガイド

理解と信頼を獲得できるイベントを実現しよう

学校説明会やオープンスクールは、学校の魅力を直接伝えられる貴重な機会です。

確かに、大勢の来場者を迎え、限られた時間で学校の魅力を伝えることは、簡単な仕事ではありません。

しかし、説明会やオープンスクールは、Webサイトや広報誌では伝えきれない「学校の空気感」を直接感じてもらえる、とても貴重な機会です。

実際にキャンパスを歩き、スタッフや子どもと接することで、参加者のみなさんはスクールへの理解と信頼を深める機会となります。

本記事では、はじめて説明会やイベントを担当する人にもわかりやすく、企画から運営までのポイントを紹介していきます。

企画の基本的な考え方

説明会やイベントの成功は、企画段階で8割が決まると言っても過言ではありません。とりあえず例年通りではなく、「なぜこのイベントを開催するのか」「誰に何を伝えたいのか」を、しっかりと考える必要があります。

重要なのは、目的とターゲットの明確化です。

オープンスクールなのか、入試説明会なのか、それとも地域交流イベントなのか。参加者はどのような人たちが想定されるのか。

これらを具体的にイメージすることで、効果的なプログラムの設計が可能になります。

目的の明確化

• 学校の特色を理解してもらう
• 受験への意欲を高める
• 保護者の不安を解消する
• 地域との交流を深める

ターゲットの設定

• 学年（小6、中3など）
• 居住地域
• 学力層
• 興味・関心

これらを踏まえて、最適なプログラムを設計していきましょう。

効果的なプログラム設計

説明会やイベントの核となるのが、プログラムの内容です。いくら目的が明確でも、参加者を飽きさせてしまっては、効果は半減してしまいますよね。

タイムスケジュールの組み立て、コンテンツの選定、会場設営まで、すべての要素が参加者の満足度に直結します。

効果的なプログラム例

ここでは、経験豊富なスクールの実例を参考に、効果的なプログラム作りのポイントを紹介します。タイムスケジュールの作り方からコンテンツの工夫、会場設営まで、ぜひ参考にしてみてください。

①タイムスケジュール

学校説明会（2時間）は下記のような構成で行いました。

• 受付（20分）
• 学校紹介（30分）
• 施設見学（30分）
• 体験授業/部活動見学（30分）
• 個別相談（10分）

②コンテンツの工夫

• 在校生による学校紹介
• 実際の授業体験
• 部活動の見学・体験
• 保護者向け個別相談
• 卒業生との交流

③会場設営

• わかりやすい案内表示
• 快適な座席配置
• 展示スペースの確保
• 相談コーナーの設置
• 受付の動線確保

運営のポイント

「素晴らしい企画も、当日の運営次第で台無しになってしまう…」

これは、多くのベテラン広報担当者が口を揃えて言う言葉です。実際、プログラムの内容以上に、運営の良し悪しが参加者の印象を大きく左右します。

とくに重要なのが、来場者への細やかな配慮です。ていねいな受付対応、適切な案内、質問しやすい雰囲気づくりなど、ひとつ一つの対応がスクールの印象となって残ります。

また、暑さ・寒さ対策や休憩時間の確保など、参加者の快適さへの配慮も欠かせません。

このような運営の質を確保するには、スタッフひとり一人の役割を明確にし、チームとして連携することが重要です。

成功に導くための具体的なポイント

①スタッフ体制

各役割の責任者を決め、スムーズな連携を図ります。

• 統括責任者
• 受付担当
• 案内係
• 説明担当
• 相談員
• 撮影係

②参加者への配慮

• ていねいな受付対応
• こまめな声かけ
• 質問しやすい雰囲気づくり
• 休憩時間の確保
• 暑さ・寒さ対策

③情報提供の工夫

• わかりやすい資料作成
• 写真・動画の活用
• デモンストレーション
• 実物の展示
• 体験コーナー

集客のための施策

いい企画を用意しても、参加者が集まらなければ意味がありません。実際、説明会やイベントの参加者数は、スクールの評価に直結する重要な指標となります。

しかし、効果的な告知と適切な特典の設定があれば、参加者数を着実に増やすことは可能です。

告知・広報方法について

Webサイトやソーシャルメディアでの告知はもちろん、DMの送付、学習塾への案内、地域への周知など、複数の手段を組み合わせることで、より広い層にリーチすることができます。

• Webサイトでの告知
• SNSの活用
• DM送付
• 学習塾への案内
• 地域への周知

参加特典の検討

また、参加特典の工夫により、来場の動機付けを高めることも効果的です。

• オリジナルグッズ
• 体験授業優待
• 個別相談予約枠
• 記念写真撮影
• 在校生との交流　など

効果測定と改善

イベントの真の価値は、その後の効果測定と改善活動にこそあります。

アンケートの実施やデータ分析を通じて、参加者の声や行動をていねいにひも解いていくことで、次回への貴重な示唆が得られます。満足度調査はもちろん、改善点の把握、学校への印象変化など、多角的な分析が可能です。

アンケートの実施

• 満足度調査
• 改善点の把握
• 次回参加意向確認
• 学校への印象変化
• 質問・要望の収集

データ分析

また、参加者数の推移や地域別分析、入学率との相関関係など、数値データからも重要な insights が得られます。

• 参加者数の推移
• 地域別分析
• 時期による変動
• 出願率との相関
• プログラム別評価

これらの情報を活用し、継続的な改善を図ることで、より効果的なイベントへと進化させることができます。

フォローアップ

イベント終了後の適切なフォローアップは、参加者との関係を深め、最終的な出願につながる重要なステップです。しかし、多くのケースで、この段階でのアプローチが十分とは言えないのが現状です。

参加者へのアプローチ

この貴重な機会を活かし、お礼状の送付や追加情報の提供など、きめ細かなコミュニケーションを図ることが重要です。

• お礼状の送付
• 追加情報の提供
• 次回イベントの案内
• 個別相談の提案
• 定期的な情報発信

内部での共有

また、イベントでの学びや気づきをスクール全体で共有し、次回への改善につなげることも欠かせません。

• 実施報告の作成
• 改善点の整理
• 次回への反映事項
• 成功事例の共有
• 課題への対応策

実施報告の作成、改善点の整理、成功事例の共有など、組織的なフォローアップ活動が、より良いイベント運営の基盤となります。

説明会やイベントは、学校の魅力を直接伝えられる貴重な機会です。入念な準備とていねいな運営により、参加者の心に残るイベントを実現しましょう。