デジタル広報：基礎とAI導入⑤AIで作成したガイドラインでブランディング運用

なぜブランドガイドラインが必要か

大阪府のN高校では、以前、こんな課題を抱えていました。

また、写真の使い方も部署によってバラバラ。個人情報の取り扱い基準があいまいで、トラブルになりかけたことも。

そこで導入したのが、学校独自のブランドガイドライン。これにより、情報発信の一貫性が保たれ、学校としての一体感が生まれました。

AIを活用したガイドライン作成の利点

従来、ブランドガイドラインの作成には、外部のコンサルタントに依頼するか、担当者が膨大な時間をかけて作成するかの二択でした。

しかし、生成AIを活用することで、学校の特徴や理念を反映した、実用的なガイドラインを効率的に作成できるようになりました。

東京都のO中学校では、ChatGPTを活用してガイドラインの土台を作成。その後、教職員で内容を検討・調整し、2週間ほどで完成にこぎつけました。

ガイドライン作成の実践的アプローチ

まず、学校の基本情報をChatGPTに入力することから始めます。

すると、AIは以下のような要素を提案してくれます。

これらの提案を基に、学校の実情に合わせて調整していきます。

成功事例に学ぶ実践のポイント

神奈川県のP小学校では、以下のステップでガイドラインを作成・運用しています。

ステップ1：学校の特徴の言語化

ChatGPTに学校の基本情報を伝え、特徴的な要素を抽出。「温かく、活気があり、地域に根ざした学校」という特徴が浮かび上がりました。

ステップ2：コミュニケーション方針の策定

抽出された特徴を基に、情報発信の基本姿勢を決定。「明るく、わかりやすく、誠実に」という方針に。

ステップ3：具体的なルール作り

文章表現、写真使用、デザイン要素など、具体的なルールを策定。特に気を付けたのは、「誰が担当しても一定の品質を保てる」という点です。

ステップ4：運用テストと改善

まず一部の学年で試験運用を行い、課題を洗い出し。その結果を基にガイドラインを改善しました。

具体的な活用シーン

◉学年便りの作成
ガイドラインに沿った文体で、ChatGPTが文章を生成。担当者は内容の確認と微調整に集中できます。

◉行事案内の作成
定型フレーズや注意事項を統一的に使用。書式も統一されているため、作成時間が大幅に短縮。

◉SNS投稿
学校のトーンや表現方針に沿った投稿文を、AIがサポート。ハッシュタグの選定も一貫性を保てます。

運用時の重要ポイント

◉更新と見直し
ガイドラインは定期的な見直しが重要です。学期ごとに教職員から意見を集め、必要に応じて改訂を行います。

◉新任者への引き継ぎ
異動や新任の教職員にも分かりやすいよう、実例を豊富に含めることがポイント。AIを使って、様々なケースの例文を生成しておくと便利です。

◉臨機応変な対応
非常時や特別な場合の対応も、あらかじめガイドラインに含めておくことで、迷わず適切な対応が可能に。

導入後の変化と効果

Q県のR中学校では、ガイドライン導入後、以下のような変化が見られました：

情報発信の効率化

文章作成時間が約40%短縮。特に、新任の教職員の負担が大きく軽減されました。

保護者からの評価向上

「学校からの情報が分かりやすくなった」「統一感があって読みやすい」という声が増加。

教職員の意識変化

「何をどう伝えるべきか」という基準が明確になり、情報発信への不安が減少。

完璧なガイドラインを一度に作る必要はありません。使いながら改善を重ねていく。それが、持続可能なブランド作りの第一歩となるはずです。