AIデジタル広報：コンテンツ作成②驚きの効率化！保護者向けお便り作成術

生成AIで変わる、日常の情報発信

ある小学校の学級担任は、週に2～3通のお便りを作成しています。行事の連絡、持ち物の案内、学習の様子の報告など、内容は多岐にわたります。

このような変化が生まれた理由を、別の学級担任は次のように説明します。

「最初は半信半疑でしたが、AIを活用してみて驚きました。これまで頭を悩ませていた文章作成の多くが、スムーズに進むようになったんです」

具体的には、次のような効果が表れています。

まず、アイデア出しが格段に速くなりました。「今週の学習の様子をどう伝えようか」と考え込む代わりに、要点をAIに伝えれば、複数の表現案が提示されます。

次に、保護者からの反応が良くなりました。以前は急いで書いたお便りに、分かりにくいという指摘を受けることもありました。しかし今は、AIが提案する分かりやすい表現を参考にできるため、伝えたいことがより正確に伝わるようになったと感じています。

そして何より、心のゆとりが生まれました。お便りの作成に追われる時間が減ったことで、子どもたちとじっくり向き合えるようになった、というのが最大の変化かもしれません。

基本的な作成フロー

以下のような流れで、効率的にお便りを作成できます。

企画段階

まず、伝えたい内容の要点をAIに伝えます。

文章生成

AIは要点を整理し、分かりやすい文章を生成します。必要に応じて、トーンや詳細さを調整できます。

「もう少しやわらかい表現に」「持ち物についてより具体的に」といった指示で、文章をブラッシュアップできます。

最終確認

生成された文章を読み直し、必要な修正を加えます。特に日時や持ち物などの重要情報は、必ず複数の目でチェックします。

効果的な文体とトーン

保護者向けの文章には、適切な文体とトーンが重要です。以下のような指示でAIに文体を指定できます。

学年や状況に応じて、文体を使い分けることも可能です。

「低学年の保護者向けに、より具体的な説明を」「受験に関する内容なので、より丁寧な表現で」といった指示で、適切な文体に調整できます。

テンプレートの効率的な活用

定期的に発信する内容については、テンプレートを活用すると効率的です。

◉学級便りの基本形
「今週の学習の様子」「お知らせ事項」「今後の予定」といった基本的な構成をテンプレート化。

◉行事案内のパターン
「事前案内」「直前案内」「お礼とご報告」という流れで、必要な要素を組み込んだテンプレートを用意。

これらのテンプレートを基に、AIが状況に応じた文章を生成します。

季節感のある文章作成

お便りに季節感を取り入れることで、より親しみやすい印象になります。AIに以下のように指示することで、適切な季節感を表現できます。

「運動会のお知らせに、5月の気候や新緑の様子を織り込んでください」
「夏休み前の注意事項に、暑さ対策の具体的なアドバイスを入れてください」

季節の移り変わりや、学校生活ならではの情景を取り入れることで、より温かみのある文章になります。

具体的な活用シーン

◉日常のお便り
クラスでの出来事や学習の様子を、具体的かつ生き生きと伝えます。AIは子どもたちの成長や努力を適切な表現で描写してくれます。

◉行事案内
準備物や注意事項を、漏れなく分かりやすく伝えます。特に複雑な内容の場合、AIが論理的に整理して文章化します。

◉緊急連絡
台風接近時の対応など、急を要する連絡も、冷静で明確な表現で伝えられます。

継続的な改善のために

◉保護者からのフィードバック
お便りに対する反応や質問を記録し、AIへの指示に反映させていきます。

◉定期的な見直し
学期ごとにテンプレートや定型文を見直し、よりよい表現を蓄積していきます。

◉共有と改善
学年や学校全体で良い表現例を共有し、情報発信の質を高めていきます。