教育機関の広報：実践⑩効果的な施策を計画的に展開 – 年間計画立案ガイド

さまざまな施策を反映した年間計画を作成しよう

これまで20本の特集「広報の基礎知識」で、目標設定編から施策編・実践編と多様な活動について紹介してきました。

最終回となる本記事では、これまでご紹介してきた広報活動のさまざまな要素を、どのように年間計画としてまとめていくか、実践的な手順を説明します。

これは広報活動の集大成とも言える重要な業務といえますが、目的の設定から、具体的な施策の検討、スケジュール管理まで、現場ですぐに活用できるポイントを紹介します。

広報計画立案の基本的な考え方

年間計画の立案でよく見られるのが、「とりあえず去年と同じような計画でいいかな」といった惰性による計画づくりです。

しかし、効果的な広報活動を実現するには、まず「なぜその活動を行うのか」「誰に向けて発信するのか」という基本的な考え方を整理することが重要です。

目的とターゲットが明確になれば、おのずと必要な施策が見えてきます。また、限られた予算やリソースを、より効果的に配分することも可能になりますよね。

目的の明確化

広報計画の立案でもっとも重要なのは、目的の明確化です。

• 認知度の向上
• 志願者数の増加
• ブランド価値の向上
• 地域との関係強化

これらの目的に応じて、具体的な施策や予算配分が決まってきます。

ターゲットの設定

つぎに重要なのが、ターゲットの明確化です。

• 受験生とその保護者
• 在校生と保護者
• 地域社会
• 卒業生
• 教育関係者

年間計画の立案手順

まずは現状を正確に把握し、そこから具体的な目標を設定します。その上で、目標達成のための施策を検討していきます。

現状を正確に把握する

• 前年度の実績評価
• 強み・弱みの分析
• 環境変化の確認
• 競合校の動向

具体的な数値目標を設定する

重要なのは、理想を追い求めすぎず、実現可能な計画を立てること。

• 説明会参加者数
• 資料請求数
• Webサイトアクセス数
• SNSフォロワー数
• メディア掲載件数

前年度の実績や現在のリソースを踏まえながら、着実に実行できる計画を作っていきましょう。

目標達成のための具体的な施策を計画

• 学校説明会の開催
• Webサイトのリニューアル
• SNSの活用強化
• プレスリリースの配信
• 広報誌の発行

年間スケジュールの組み立て

教育機関の広報年間スケジュールを組み立てていく際、①年間の主要イベント、②定期的な情報発信、③季節性への配慮といった3つのポイントを考慮する必要があります。

①年間の主要イベント

まずは、学校行事に合わせたスケジュールを明確化していきましょう。

• 入試関連イベント
• 学校行事
• 部活動の大会
• 地域連携活動
• 同窓会イベント

②定期的な情報発信

そして、広報担当者はこれらの主要イベントを伝えていく立場にあります。継続的な情報発信のために、ツールごとにやるべき施策を決め、計画を立てていきましょう。

• Webサイトの更新
• SNSの投稿
• メールマガジン配信
• 広報誌発行
• プレスリリース配信

③季節性への配慮

さらに、時期に応じた施策の展開を計画しましょう。

• 春：新年度の取り組み
• 夏：オープンスクール
• 秋：入試関連情報
• 冬：成果発表

予算計画の立案

広報予算の立案は、多くの広報担当者が頭を悩ませる課題です。とくに教育機関の場合、潤沢な予算があることは珍しく、効果的な配分が求められます。

重要なのは、「選択と集中」の考え方です。すべての施策に満遍なく予算を配分するのではなく、重点施策を明確にし、そこに適切な予算を配分します。

効果的な予算配分を検討

• 印刷物制作費
• Web関連費用
• イベント運営費
• 広告宣伝費
• 人件費

同時に、必須項目の予算は確保しつつ、予期せぬ事態に備えた予備費も考慮する必要があります。

限られた予算の効果的な活用

• 重点施策の選定
• 必須項目の確保
• 効果測定に基づく配分
• 予備費の確保

実行体制の整備

計画を効果的に実行するには、適切な体制づくりが不可欠です。広報担当者ひとりで抱え込むのではなく、学校全体で協力して進める体制を構築することが重要です。

効率的な実施体制の構築

• 統括責任者
• 実務担当者
• 協力教職員
• 外部パートナー

具体的な役割分担、進捗管理の方法、課題発生時の対応手順など、基本的な運営のしくみを整えることで、計画の実効性が高まります。

進捗管理のしくみづくり

また、定期的な進捗確認の機会を設けることで、課題の早期発見と対応が可能になります。

• マイルストーンの設定
• 定期的な進捗確認
• 課題への対応
• 計画の調整

年間広報計画は、学校の広報活動の羅針盤となるものです。しっかりとした計画があれば、日々の活動にも自信を持って取り組むことができます。

まずは基本的な枠組みを作り、実践しながら改善を重ねていくことをお勧めします。