AIデジタル広報：コンテンツ作成④集客効果を高める！説明会＆イベント告知

AIで実現する、効果的なイベント集客

AIデジタル広報特集の前回は、教育成果の発信方法をご紹介しましたが、第9回となる今回は、オープンキャンパスや学校説明会の告知を、生成AIを活用してより効果的に行う方法をお伝えします。

変化する学校選びの形

近年、学校選びの形が大きく変化しています。情報収集から実際の見学まで、保護者や生徒の行動パターンが従来とは異なってきているのです。

ある私立中学の入試広報担当は、こう語ります。

「以前は新聞広告やチラシを見て直接説明会に来校されるケースが多かったのですが、いまは違います。まずウェブサイトで情報収集し、SNSで学校の様子を確認し、メールで質問してから来校を検討する…というように、接点が多段階化しています」

このような変化に対応するため、告知からフォローまで、一貫した情報発信が重要になっています。

効果的な告知文作成の実践

告知文作成では、生成AIを活用することで、より魅力的でターゲットに響く文章を作成できます。

まず、学校の特徴とイベントの内容をAIに伝えます。

AIは、これらの要素を組み合わせて、効果的な告知文を提案してくれます。さらに、使用するメディアに応じた文体の調整も可能です。

ターゲット別のアプローチ

参加検討者の関心や不安は、それぞれ異なります。生成AIを活用することで、きめ細かな対応が可能になります。

たとえば、次のような指示をAIに出します：

AIは、各層の関心に合わせた文章を提案。さらに、よくある質問への回答例も用意してくれます。

申し込みから参加までのフォロー

参加申し込みを受けてからイベント当日までの期間も重要です。この期間のコミュニケーションが、参加率と満足度に大きく影響するためです。

◉申し込み直後
参加への期待感を高めるウェルカムメッセージ。学校の様子や、当日の見どころなどを織り交ぜて伝えます。

◉中間期
交通アクセスの案内や、準備いただきたい事項の連絡。質問も受け付けやすい雰囲気作りを心がけます。

◉直前期
当日のスケジュールの再確認と、天候への対応など、具体的な情報を提供します。

効果的なフォローメールの作成

フォローメールは、単なる事務連絡以上の役割を果たします。学校の魅力を伝え、関係性を深める機会となるのです。

たとえば、以下のような要素を含めることで、より効果的なフォローが可能になります。

当日までの関係性構築

申し込みから当日までの期間を活用し、学校への理解と親近感を深めていきます。

◉情報の段階的な提供
一度にすべての情報を伝えるのではなく、徐々に具体的な情報を提供していきます。

◉質問への丁寧な対応
よくある質問については、AIが回答案を提供。個別の質問にも、迅速かつ丁寧に対応できます。

◉期待感の維持・向上
定期的なコミュニケーションにより、参加への意欲を保ち、高めていきます。

事後フォローの重要性

イベント終了後のフォローも、重要なポイントです。

◉お礼状の送付
参加へのお礼と、当日の様子を振り返るメッセージを送付。

◉個別のフォローアップ
相談内容に応じた追加情報の提供や、次のステップの案内を行います。

◉次回イベントの案内
関心に合わせて、次回イベントの情報を提供します。

一つひとつの文章を丁寧に見直すことから、より効果的な情報発信が始まりますね！